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ホームぺージの運用ガイドラインを作る方法とは

更新日:2017-02-24

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ホームページの運用をしていると、構築したときに決めたルールやクオリティがいつの間にかズレてしまうこと、ありませんか?こうした事態を防ぐには、ホームページ運用ルールをまとめた「運用ガイドライン」を整えておく必要があります。

ただ、ありがちなのはざっくりした内容だけまとめて、運用ガイドラインとしてしまうケース。これでは具体的な対応がわからないため、いざというときに役に立たない運用ガイドラインになってしまいます。そこで今回は、ホームぺージの運用ガイドラインについて、作るべき理由から作り方のコツまで、徹底解説します!


ホームページの運用ガイドラインが必要な理由

運用ガイドラインが必要な理由は、大きく分けて2つあります。

(1) 関係者で情報共有し、品質を保ちムダな業務を省くため

複数のメンバーがホームページの更新に関わる場合、バラバラに作業すると統一感のないページが増えてしまいます。その結果ユーザーに違和感や誤解を与え、場合によってはトラブルに発展する危険もあります。

メンバ―の間にスキルに差があると、人によってはコンテンツ制作にかかる時間が大きく増えてしまうという問題もあります。ホームページの品質を保ち、効率的に運用業務を進めるためには、レギュレーションや進め方などを定義した運用ガイドラインが必要です。

運用ガイドラインには、制作会社やライターなど外部の協力会社とルールを共有するという目的もあります。「今は委託先が1社だけだから大丈夫」という場合でも要注意です。制作会社の手が空いていないときは、急きょ別の制作会社に依頼する場合もあります。運用ガイドラインがあれば、こうしたときにもスムーズに対応できます。

(2) ホームページの役割・目的を明確にするため

ホームページを長期運用していると担当者が異動などで交代し、いつの間にかコンセプトや目的が崩れてしまうこともよくあります。運用ガイドラインでは、ホームぺージを構築した時のターゲット、コンセプト、目的、指標などを定義しておきましょう。

さらにWebマーケティング施策の計画を立てるときにも、役立ちます。運用ガイドラインでターゲットやコンセプトを整理しておけば、どんなWebマーケティング施策にすべきか意見がまとまりやすいというメリットもあります。


分野ごとに運用ガイドラインを作ると、整理しやすい

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ホームページ運用と言っても、実際にはWeb担当者の管理業務、デザインやコンテンツ制作、システム対応など運用業務は多岐にわたります。いきなりすべてをカバーする運用ガイドラインを作ると、関わる人も増えすぎてしまいムダに時間がかかってしまいます。

分野ごとに分けて運用ガイドラインをまとめ、最後にそれぞれの運用ガイドラインにズレがないかチェックするほうが効率的です。

分野ごとに分けて作る運用ガイドライン(例)

(1) Webマスター向けガイドライン

  • 全体コンセプトやターゲットなどを定義しておく
  • 管理体制を決めておく(誰が最終チェックをするか決めておく)
  • 更新やアクセス解析などの体制・頻度などを決めておく
  • 問い合わせやコメント欄の対応方針を決めておく



(2) Web制作者向けガイドライン

  • デザインやレイアウトの基本パターンを決めておく
  • HTMLなどのコーディングルールを決めておく(SEOにも影響するため重要!)



(3) システム運用ガイドライン

  • サーバやドメイン管理体制や保守体制を決めておく
  • CMSなどのソフトウェア情報をまとめておく
  • 管理用アカウントもまとめておく
  • 緊急対応についても決めておく(サーバダウン時の連絡体制など)



(4) ライター向け運用ガイドライン

  • 文言や文体の統一、コンテンツのボリュームや構成パターンを決めておく
  • 載せてほしくないもの(競合サービスなど)を決めておく




運用ガイドラインをまとめるコツは、具体例を盛り込む

運用ガイドラインは日次業務のときに毎日チェックこともありますが、基本的には何か困ったとき、疑問に思ったときに使うドキュメントです。「こういうときどう対応すべきだったっけ?」「今度新しいページを作るけど、どういうレギュレーションだったかな?」というときに使うためには、具体例を載せておきましょう。

具体例の載せ方(例)

  • OKなこと、NGなことを事例を交えながら記載する
  • 手順をまとめるときは、正常系だけではなくイレギュラー対応も記載する
  • できあがった運用ガイドラインを第三者にチェックしてもらう


運用ガイドラインは、使っているうちに変更が必要なケースも出てきます。変更自体は問題ないのですが、いつ誰が変更したかがわからないと運用ガイドライン自体が整合性の取れないの信頼性のないものになってしまう恐れもあります。このため、運用ガイドラインの更新履歴を残しておくことをおすすめします。


まとめ

運用ガイドラインはホームページの様々なタスクに関連するため、まとめるのは多少時間がかかります。「まとめる時間がなかなかとれない...」というWeb担当者の方も多いかもしれません。とはいえ、運用ガイドラインを整備しておけば、業務をアウトソースしやすくなり、Web担当者の業務負担が減らせる可能性も高くなります!

まだ準備していない場合は、今回ご紹介した「分野ごとに運用ガイドラインをまとめる」「具体的な内容を盛り込む」というポイントをおさえつつ、ぜひ運用ガイドライン作成にチャレンジしてみてください!

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