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社内WEB担当が辞める!?あとで困らないために聞いておくべきポイント5つ

更新日:2016-02-01

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ホームページの制作は外注したけれど、日々の更新やカスタマイズなどは社内のWEB担当者が行っている、という会社も多いと思います。

「社内でできることは社内でやっているので、コストも削減できていい感じ」と思っていたある日、

突然社内のWEB担当者から辞意を表明されたらびっくりしてしまいますよね。

更新やカスタマイズだけ社内で行っているような会社では「社内WEB担当者が1人しかいない上に、ホームページはWEB担当者に任せきりで他の人は何も知らない。」なんてことも少なくないので、どうすれば良いか途方に暮れてしまう会社さんもありあそうです。

そこで今日は「あとで困らないためにWEB担当者に聞いておくべきポイント5つ」をご紹介しようと思います。


01:各種アカウント

ホームページの運営には、

  • 技術情報系アカウント(ドメイン・サーバ契約等)
  • WEBサービス系アカウント(Googleアカウント等)
  • SNSアカウント(twitter・Facebook等


など、たくさんのアカウント情報が必要になります。

アカウント情報といえば、契約やツール、サービスなどの照合・ログインに使われる情報ですね。

社内でしっかりとしたドキュメントがまとめられていればいいのですが、万一これらの情報がWEB担当者の頭の中にしかない場合、

後から調べるのには非常に大変ですし、最悪の場合「アカウント情報が迷宮入りしてしまう」可能性もあります。


特にドメインやサーバ契約といった技術情報系アカウントが紛失してしまうと、

ホームページ自体が維持できなくなってしますので、注意が必要です。


アカウント情報は新たなWEB担当者を雇う場合も、新しい外注先に制作を発注する場合も必ず必要になる情報なので、

WEB担当者が辞める前に、これらの情報がしっかりとまとめられたドキュメントがあるか確認しておきましょう。


02:外注先との関係

ホームページの更新やカスタマイズは社内で行っているけど、難しい部分は外注している。という会社の場合、外注先との関係」も聞いておきましょう。

外注先と一言でいっても、どんな専門分野をもった会社なのかが分からなければ今後のお付き合いも難しくなってしまいます。

WEB担当者が辞めたあとも外注先との関係を続けていくために、これまでは

  • まず、どんな外注先がいるのか
  • 社内でどこまで(どんな作業内容まで)を行い
  • それぞれの外注先にはどんな作業内容を依頼していたのか


を確認してみましょう。

WEB担当者が辞めることで、場合によっては上記の責任範囲の変更を外注先にお願いしなくてはいけないこともあるかもしれません。

技術的な守備範囲の問題が多いので、WEB制作の知識がない人にとってはちんぷんかんぷんな答えに聞こえるかもしれないので、

この質問の回答はできれば紙などに書いてもらい、その意味をWEB担当者にできるだけ分かりやすく説明してもらいましょう。


03:制作データの保存場所

ホームページには、

  • PhotoshopやIllustratorなどで作ったデザインファイル
  • コーディングファイル


などの「制作データ」が必ず存在します。

簡単に言えばデザインファイルとは、ホームページのデザインを「絵」のような状態で管理しているファイルで、

コーディングファイルとは、それを実際にインターネットで閲覧できる"ホームページ"の形式に構成しなおしたファイルです。

こちらは完全に復元できないものではないため、以外と粗雑に扱われている会社も多いのですが、

次のWEB担当者や外注先に今後の更新を依頼する場合も必要になるので、確認しておきましょう。

※制作会社などに外注する場合、このデータの有無で費用が変わることも少なくありません。


04:代わりはどんなことができる人か

これは代わりのWEB担当者を雇用するときのためのポイントですね。

冒頭でお話した「ホームページはWEB担当者に任せきりで他の人は何も知らない。」なんて会社は、いったい次にどんな人を採用すればいいのかさえ分からないと思います。

検討はずれな人事がビジネス自体に大きな影響を与えてしまう、なんて自体は何としても避けなくてはいけません。

その会社のホームページを扱うWEB担当者として、どんな知識・技術が必要なのかは今のWEB担当者が誰よりも分かっています。

率直に「どんな人を雇えばいいと思う?」と質問してみましょう。

05:困ったときの連絡先

WEB担当者が辞めるというのは一大事です。これまでにご紹介したポイントをすべて確認しておいたとしても、いざWEB担当なしでホームページを運営してみると、大小さまざまな疑問やピンチが湧き出てくるものです。

そんな時に力を貸してくれそうな人がいないかを事前にWEB担当者に確認しておきましょう。

これは「会社」でもいいし、社内に近い「人」であってもいいと思います。

とにかくホームページで困った時に相談できる相手がいれば、次のWEB担当者を雇用するまでの間、ホームページの運営を少しは安心して行えるようになるはずです。


まとめ

いかがだったでしょうか。

この記事では社内WEB担当者が辞めてしまった後「事前に聞いておけばよかった!」ということにならないためのポイントをご紹介してきました。

もちろんWEB担当者をひきとめるのも一つの手ですが、辞意を覆すのは中々むずかしいもの。

WEB担不在の現実に悲観する前に、退社前の今できることをやっておきましょう。

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